Sledujete trendy, s úlevou vítáte pokrok v digitalizaci při podnikání a elektronickým podepisováním smluv si chcete maximálně usnadnit „byrokracii“. Jenže v praxi zas a znovu narážíte na to, že na rozdíl od vás chce druhá strana stále dokumenty podepisovat na papír. Setkat se můžete s různými argumenty – obecně nevěří technologiím, neumožňují to jejich interní předpisy, případně elektronický podpis nemají vůbec zavedený. Jak si s touto situací poradit, popisuje partner advokátní kanceláře HAVEL & PARTNERS Dalibor Kovář.
Kombinovat papírovou a elektronickou podobu jednoho dvoustranného dokumentu, například smlouvy, obecně možné je. Není třeba mít obavy, že by smlouvy podepsané na jedné straně elektronicky a na druhé klasicky rukou nebyly platné. Je ale třeba dát pozor na úskalí, která toto hybridní řešení přináší.
„Pokud za každou cenu toužíte podepsat elektronicky dvoustranný dokument, ale váš smluvní partner je příznivcem klasické ,papírové‘ cesty, nezbude vám z pohledu právní jistoty nic lepšího než uchovávat originály jednání obou stran. Konkrétně to znamená, že se musíte paralelně starat jak o papírový dokument s vlastnoručním podpisem druhé strany, tak i o elektronický dokument s vaším elektronickým podpisem,“ shrnuje odborník na technologie a elektronizaci právního jednání a procesů Dalibor Kovář. I proto kombinaci papírového a elektronického podpisu u jednoho dokumentu nedoporučuje.
Když už se ale pro kombinaci elektronického a fyzického podepisování přesto rozhodnete, je podle Kováře důležité si minimálně v zásadních případech (např. smlouvy na významné dlouhodobé dodávky či služby nebo smlouvy o poskytnutí úvěru s nedostatečně zajištěnými povinnostmi příjemce úvěru apod.) související dokumenty propojit, a to kvůli právní udržitelnosti a prokazatelnosti v případě budoucích sporů. To samozřejmě ale přináší jistou administrativní zátěž.
Konkrétně to pak v praxi vypadá tak, že nejprve podepíše papírový dokument „nedigitální“ strana. Následně jej zašle zpět smluvnímu partnerovi. Ten si dokument naskenuje a podepíše jej elektronicky. Uchovávat by se pak měl papírový i elektronický dokument, a to i přesto, že je výsledný elektronický dokument vizuálně opatřen podpisy obou stran.
„Pokud je v budoucnu potřeba, umožňuje tento postup prokázat i originální ,papírové‘ jednání druhé strany. S pouhým skenem původního dokumentu totiž nemusí být dokazování úspěšné,“ varuje Dalibor Kovář.
Plně elektronická cesta
Ideální je, když se sejdou dva smluvní partneři, kteří elektronickým podpisům fandí. Pak je nejsnadnějším řešením papírový dokument převést tzv. autorizovanou konverzí do elektronického „originálu“. V praxi to znamená osobně zajít na Czech POINT nebo k notáři, kde autorizovanou konverzi provedou na místě a za poplatek. Výstupní elektronický pdf dokument je uložen po dobu 30 dnů do systému Úschovny, popř. je možné si jej nechat odeslat do určené datové schránky či notářem nechat nahrát na CD/DVD. Konverzi provádějí i někteří advokáti nebo specializované subjekty, které provádějí konverzi většího množství dokumentů a ty si samy vyzvedávají u klienta.
„Nejlepší je autorizovaně převádět až výsledný papírový dokument podepsaný oběma stranami. Vznikne tak pouze jediný výstupní elektronický dokument se stejnými právní účinky, jako má jeho papírový originál. Pokud se o něj bude smluvní partner správně starat, lze dokonce vstupní papírový dokument skartovat,“ vysvětluje Kovář.
Pokud ale přistoupí jedna ze stran smlouvy k autorizované konverzi papírového originálu od svého protějšku a až následně jej bude chtít elektronicky podepsat, je třeba zpozornět. „Nejrozšířenější podpisové platformy během procesu podepisování konvertovaného dokumentu odstraní veškerá metadata. Výsledný dokument tak nemusí být plně použitelný jako spolehlivý důkaz. Pokud byste přesto toužili po vlastním elektronickém podpisu, bude z pohledu spolehlivého dokazování vhodné společně uchovávat jak dokument vzniklý autorizovanou konverzí, tak jeho verzi následně podepsanou elektronicky,“ upozorňuje na nečekané úskalí Dalibor Kovář.
Právně závazně
V reálném životě může snadno nastat i situace, kdy vám přijde vlastnoručně podepsaný papírový dokument, například návrh smlouvy, který potřebujete urychleně podepsat a pracovat s ním dál jen elektronicky. Jenže kolega, který má u vás podepisování elektronických dokumentů na starost (neboli oprávněný podepisující), je zrovna delší dobu na dovolené nebo v zahraničí. Co s tím?
Jednou z variant je jednoduše s předstihem udělená plná moc od oprávněné osoby. Druhou možností je využít popsanou hybridní variantu, tedy kombinaci elektronického a „papírového“ podpisu. Dalibor Kovář ovšem kategoricky varuje před ad hoc neprověřenými řešeními, která se mohou jako bumerang za nějakou dobu vrátit zpět v podobě důkazní nouze. Ta lze v praxi zmírnit existencí dalších nepřímých důkazů o tom, že konkrétní osoby nesporně podepsaly konkrétní dokument.
Pokud se ale provádí elektronické podepisovaní správně, je právně závazné i praktické. Kromě vhodné argumentace pomáhá často k digitálnímu podepisování druhou stranu přesvědčit i správný výběr renomovaného řešení jako platformy k podepisování, která od druhé strany ideálně nic nevyžaduje (např. kvalifikované certifikáty – laicky „odpis z pošty“) a oběma stranám zajistí i potřebný důkaz o elektronickém podpisu konkrétního dokumentu.
„Některé firmy už se komplikacím snaží předcházet i sjednáním výlučně elektronického podepisování a doručování dokumentů v rámcových smlouvách s obchodními partnery nebo v separátních dohodách o elektronickém podepisování a doručování dokumentů,“ uzavírá Kovář z HAVEL & PARTNERS.
